Nos journées ne font que 24 heures et il faudrait qu’elles fassent le double pour pouvoir accomplir tout son travail.
Devant cette impossibilité, nous pouvons avoir du mal avec notre gestion du stress que provoque la situation. Et de se poser la question : comment optimiser son temps de travail ? Comment faire pour gérer son temps et ses priorités de façon optimale et arrêter de se sentir toujours dans l’urgence ?
Chacun a des techniques bien à lui pour la gestion des priorités :
Il y a ceux qui créent des to-do list mentales, sans forcément créer d’ordre de priorités, à part en fonction de ce qui leur plait le plus ou leur demande le moins d’efforts. Or, il faut bien faire ce qui est désagréable à un moment ou à un autre.
Il y a les personnes qui prennent les tâches au fur et à mesure, et qui se retrouvent en retard sur certains projets pour lesquels elles n’avaient pas anticipé la charge de travail. Et là, panique, on se rend compte qu’on a parfois créé soi-même une urgence alors qu’on aurait pu l’éviter.
Il y a également ceux qui se mettent à courir dès qu’ils entendent le mot urgent, au détriment parfois de l’important.
Il existe pourtant des façons simples et efficaces concernant la gestion de ses priorités et de son temps.
Priorisation des tâches : 10 conseils efficaces et complémentaire
Pour avancer sereinement au travail, il est important d’établir la liste de ses tâches et de prioriser. Cette action est le principe initial quand on veut mieux s’organiser. Pour comparer à un projet d’ascension de l’Everest, celui-ci ne s’envisage qu’avec une réelle organisation et préparation, l’achat de matériel adéquat, l’entrainement physique, la planification de chaque étapes…
Établissez des objectifs SMART
Pour se fixer des objectifs, il est important de bien se connaitre et de bien se situer dans son environnement professionnel. Une formation en organisation du travail vous aidera à clarifier ces éléments, afin d’être en mesure de fixer des objectifs qui seront SMART dans votre contexte spécifique.
En vous fixant des objectifs avec cette méthode, vous avez de bonnes chances d’atteindre le résultat escompté.
Spécifiques : soyez le plus précis possible dans la formulation de ce que vous voulez obtenir comme résultat à vos actions. Un objectif trop flou, laisse planer le doute et donc nuit à la clarté de l’action à mener.
Mesurable : fixez des critères d’atteinte précis (en plus cela vous évitera de tomber dans le risque du perfectionnisme).
Atteignables : lors de nos sessions de coaching professionnel, nous travaillons avec les personnes pour les aider à valider leur capacité à atteindre les objectifs qu’elles se fixent, au regard de leur expérience, de leur séniorité… pour leur permettre de réussir.
Réaliste : vous connaissez les moyens et les ressources à votre disposition. Mettez honnêtement les éléments dans la balance pour savoir si votre objectif est réaliste. Rien de plus frustrant.
Bornez les dans le Temps : en fixant une date limite, vous avez une deadline qui peut être de nature à vous motiver.
N’oubliez pas de les formaliser dans une liste, ce qui vous permettra de libérer de « l’espace mental »
Hiérarchisez vos tâches avec la matrice Eisenhower
C’est une évidence, dans une entreprise, vous travaillez rarement seul. Vous aviez planifié votre organisation et vos priorités pour la journée, et des nouvelles tâches atterrissent sur votre bureau.
Pas de panique : rien de tel qu’un président américain pour vous fournir un outil imparable en matière de gestion des priorités : Dwight D. Eisenhower.
En utilisant sa méthode, vous gagnerez en efficacité en sachant comment déterminer l’urgent et l’important.
Toutes les explications pour sont dans le graphique ci-dessous :
Cadrant A : la priorité absolue, celle des tâches à la fois urgentes et importantes. Une tâche importante est celle qui entraînera des conséquences sur vos objectifs long terme. Celles qui sont urgentes sont celles qui, si elles ne sont pas faites dans les temps, entraîneront des conséquences négatives.
Planifiez ce qu’il y a dans le cadrant B et faites en sorte qu’il ne bascule pas dans le A
Les activités du quadrant C ne sont pas à négliger, regardez comment vous pouvez les simplifier.
Les tâches du dernier quadrant peuvent parfois être les plus simples à réaliser, mais sans intérêt. Passez donc votre chemin.
Planifiez avec précision
En prenant du temps pour planifier, vous gagnerez du temps sur le long terme. N’oubliez pas d’intégrer les temps de trajets, des temps « blancs » pour des réunions imposées (vous connaissez la pratique de votre entreprise). Mais surtout bloquez des créneaux que vous devez réserver pour accomplir vos missions de fond. N’hésitez pas être concret sur chaque action que vous allez mettre en place. De vrais créneaux de temps avec des objectifs très concrets en somme.
N’oubliez pas de planifier sur le long terme en vous projetant sur la journée, la semaine et sur une gestion à horizon plus éloigné. Outre le gain en matière d’organisation, cela vous permet également de voir le chemin accompli au fur et à mesure que vous barrez sur votre planning les missions réalisées.
Éliminez les distraction
Il est vrai qu’un téléphone peut aider à se sentir moins seul. Pensez simplement à supprimer les notifications ou à l’éteindre, car rien de tel que le son d’une notification pour nous attirer vers les réseaux sociaux au détriment des priorités que l’on s’était fixées. Si vous travaillez sur un projet de fond, isolez-vous dans un espace où vous ne serez pas dérangé.
Si vous êtes en télétravail, ne lancez aucune tâche personnelle qui pourrait vous amener à vous interrompre.
En effet, en étant sollicité par des distractions, vous perdrez votre concentration, ce qui vous oblige à prendre du temps pour reprendre le fil là ou vous en étiez.
Cela nuit à votre efficacité et surtout créée le risque d’oublier des éléments importants
Déléguez certaines taches
N’hésitez pas à déléguer aux personnes de votre équipe quand c’est possible. La formation de vos collaborateurs pour leur permettre d’accomplir ces tâches vous demandera certes un peu d’énergie au départ, mais à l’arrivée, gain de productivité assuré !
Il vous faudra apprendre à accepter que les personnes ne fassent pas tout à fait comme vous, c’est aussi une bonne façon de sortir de zone de confort.
Gérez les urgence
Leur gestion est certes difficile à anticiper, alors quand elles sont là, vous n’avez pas le choix, il faut les gérer.
Pas de panique : adaptez-vous et revoyez la priorisation de votre plan d’action, ne restez pas fixé sur votre projet d’organisation initial. Pour cela, acceptez de prendre le temps de replanifier. De plus, au besoin, faites le point avec votre management sur ce que vous devez mettre en standby.
Évaluez et ajustez
Dans un monde idéal, tout ce que vous avez planifié advient. Mais, pour maintes raisons ce que vous avez mis en place n’aboutit pas forcément comme prévu. Il convient alors de revoir votre gestion des priorités. Pour cela, n’attendez pas la dernière minute : vérifiez régulièrement l’état d’avancement, surtout lors de gestion de dossiers au long cours.
Utilisez des outils de gestion de tâche
Que vous travaillez en équipe ou en mode solo, des nombreux outils en ligne vous permettront de planifier entre une tâche urgente et une moins urgentes.
Des rappels automatiques permettent d’en assurer le suivi sans risques d’oubli quant à vos priorités. Généralement simples, il est facile d’apprendre à utiliser ces outils de gestion, grâce, entre autres à une formation en ligne.
Cultivez votre discipline personnelle
Il s’agit certainement d’un des conseils le moins facile à appliquer pour la gestion des priorités. En effet, on aura tendance à délaisser ce qui nous ennuie pour quelque chose de plus fun. Ou à se laisser distraire malgré nous par l’opportunité d’échanger avec des collègues…
Avec toutes les méthodes qu’on a déjà énumérées, et en suivant éventuellement une formation, vous devriez être en mesure d’avoir identifié la vôtre ! Votre discipline vous permettra de ne pas vous créer tout seul un stress que vous regretteriez.
Équilibrez le travail et la vie personnelle
Enfin, prenez en compte l’importance de votre vie personnelle comme moyen d’équilibrer votre travail, car il y a des priorités dans la vie ! Oui, il s’agit bien d’une méthode pour mieux gérer son temps !
Il y a une heure de début et une heure de fin, après laquelle vous pourrez vous consacrer à votre vie personnelle. Le simple fait de cette contrainte horaire oblige à gagner en efficacité.
Vous donnez de l’espace pour la vie personnelle, crée une soupape qui laisse au cerveau un temps de « décompression », et qui vous permet de recharger les batteries.
Pour conclure, il existe de nombreux moyens de gérer son temps et ses priorités, non exclusifs les uns des autres. Dans la mesure où nous sommes tous différents, il conviendra de trouver la/les méthode/s qui nous correspondent le mieux.
Formation Organisation du Travail
