En début de carrière notre jugement sur les réunions de travail auxquelles on nous convie est souvent très négatif. Elles sont souvent non productives, entravent les apports des collaborateurs et ne permettent pas d’avancer efficacement dans les projets. Les objectifs flous rendent ces réunions rapidement vouées à l’échec. L’absence d’implication des participants et/ou de réponses pertinentes conduisent à des réunions dénuées d’intérêt.
De nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille, font face à ce mal récurrent. Apprendre à organiser des réunions productives et pertinentes est essentiel pour faire avancer les projets.
Comment optimiser la gestion du temps et des projets lors de ces réunions planifiées ? Quels collaborateurs inviter et qui exclure ? Doit-on tenir ces réunions à intervalles réguliers ? Comment vous y prendriez-vos si l’on vous demandait d’en organiser une au lieu de les subir?
Commençons tout d’abord par quelques préliminaires…
Qu’est-ce qu’une réunion de travail ?
Les réunions de travail font partie intégrante de l’organisation du travail et de la gestion du temps. Chaque collaborateur est conscient que ces réunions sont indispensables pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et la progression de ses projets. Aujourd’hui, ans de nombreux cas elles sont devenues incontournables. Même entre deux associés qui ne comptent aucun autre employé ou collaborateur au sein de leur entreprise, l’organisation de réunions de travail s’impose, ne serait-ce que pour assurer une gestion efficace!
La réunion est un moment clé où les objectifs de fonctionnement et les futurs projets de l’entreprise prennent vie. Elle s’aventure dans les méandres des différents services et se transforme en diverses formes, avec une multitude de participants. Une véritable exploration au service de la collaboration et de la réussite collective.
De plus, la réunion de travail à distance qui connaît un essor considérable ces derniers temps, permet de constater qu’elle a souvent entraîné une amélioration significative de la productivité dans de nombreux groupes interrogés.
Dans un marché du travail très compétitif, les réunions de travail ne peuvent plus être une simple perte de temps. Leur mauvaise préparation peut même nuire à la motivation au travail des collaborateurs. Aujourd’hui, pour être pertinente et ne pas être une simple routine dépourvue d’objectif une réunion doit être pensée avec de nombreux paramètres afin de favoriser une dynamique positive.
Les différents types de réunion de travail
En fonction du contenu du meeting ou l’objectif de la réunion de travail en elle-même, on peut dissocier ces fameux échanges en plusieurs catégories très distinctes.
La réunion de service
La majeure partie des réunions organisées sont des réunions de service ou encore, de revue de dossiers. Ces dernières servent à faire le point sur les projets en cours avec les failles, les réussites et les prochains caps à tenir.
Pour rendre ces réunions plus productives, il n’est pas obligatoire de les rendre récurrentes, bien que la plupart des entreprises concernées le fassent avec systématiquement, les mêmes participants. Sans réelle avancée dans un projet ou dans un enchaînement plus calme, il n’est pas forcément nécessaire de la maintenir.
La réunion d’information
Généralement, ces réunions sont tenues lors d’un changement notable au sein de l’entreprise. Cela peut concerner l’arrivée d’un nouveau client, d’un nouveau fournisseur ou parfois, un changement drastique.
La réunion de crise
Elle n’est jamais la bienvenue mais il s’agit probablement de la réunion la plus importante et la plus pertinente, quoi que l’on fasse ! En cas d’intervention d’un problème ou d’un souci à régler, la réunion de crise permet de trouver une solution collégiale entre personnes qui, par leur ressort hiérarchique, se voient concernées par le dit problème.
La réunion de brainstorming
Très à la mode, ce type de réunion s’essouffle notamment puisqu’elle est responsable d’un temps souvent perdu selon certains collaborateurs. Pour faire évoluer la société ou présenter de nouvelles idées, ces réunions peuvent être efficaces mais pour réellement gagner en intérêt, elles ne doivent pas être trop fréquentes et doivent faire l’objet d’un encadrement très strict ( coachs ou facilitateur rompus à ce type d’exercice).
Comment définir les étapes d’une réunion de travail ?
- Définir l’objectif de la réunion : Avant de planifier une réunion, il est important de déterminer clairement l’objectif à atteindre. Cela permettra de guider les discussions et de rester concentré sur les sujets importants.
- Sélectionner les participants : Identifiez les personnes concernées par le sujet de la réunion et invitez-les à y participer. Veillez à inclure les personnes clés qui pourront contribuer aux discussions et prendre des décisions.
- Fixer une date et une durée : Trouvez une date et une heure qui conviennent à la majorité des participants. Déterminez également la durée prévue de la réunion afin que tout le monde puisse planifier en conséquence.
- Préparer un ordre du jour : Élaborez un ordre du jour détaillé en listant les sujets à aborder et le temps alloué à chacun. Envoyez-le aux participants à l’avance afin qu’ils puissent se préparer et savoir à quoi s’attendre.
- Prévoir les documents nécessaires : Si des documents ou des présentations sont nécessaires pour la réunion, assurez-vous de les préparer à l’avance et de les distribuer aux participants. Cela leur permettra de les examiner avant la réunion et d’être mieux informés.
- Animer la réunion : Pendant la réunion, assurez-vous de respecter l’ordre du jour et de donner à chacun l’occasion de s’exprimer. Restez concentré sur les objectifs de la réunion et encouragez la participation active de tous les participants.
- Prendre des notes : Désignez une personne pour prendre des notes pendant la réunion. Ces notes serviront de compte rendu et aideront à garder une trace des décisions prises et des actions à entreprendre.
- Respecter le temps prévu : Pensez à désigner également un “timekeeper” qui aura le rôle de faire respecter au mieux la durée de la réunion afin qu’elle ne devienne pas interminable et contre-productive.
- Conclure avec des actions et des suivis : À la fin de la réunion, récapitulez les actions à entreprendre et attribuez des responsabilités à chacun. Fixez également une date pour le suivi de ces actions afin de s’assurer qu’elles sont effectivement réalisées.
En suivant ces étapes, vous pourrez définir et organiser efficacement une réunion de travail.L’objectif: en maximiser la productivité et obtenir des résultats concrets.
Quelles astuces pour améliorer la qualité de sa réunion de travail ?
Éviter les distractions : Les distractions peuvent nuire à la qualité d’une réunion. Pour améliorer l’attention et la concentration, demandez aux participants de mettre leurs téléphones en mode silencieux et de fermer les applications non liées à la réunion sur leurs ordinateurs. Vous pouvez établir également des règles de base, comme ne pas interrompre les autres pendant leur prise de parole, pour maintenir le respect mutuel et la concentration.
Évaluer et améliorer continuellement : Après chaque réunion, prenez le temps d’évaluer sa qualité et son efficacité. Demandez aux participants de fournir leurs commentaires et leurs suggestions d’amélioration. Tenez compte de ces retours pour ajuster votre approche et rendre les réunions suivantes encore meilleures. Soyez ouvert aux changements et à l’expérimentation pour optimiser continuellement le processus de réunion.
Utiliser des outils de gestion qui peuvent également vous permettre de rendre vos réunions plus pertinentes et surtout, mieux établies. Grâce à certains logiciels de planification d’objectifs, il est tout à fait possible de définir les grandes bases d’une réunion et par la suite, de s’y tenir lorsque les collaborateurs s’assoient autour de la table.
Parfois, ces logiciels permettent également de se rendre compte qu’il n’est pas forcément nécessaire qu’une réunion se tienne sur un sujet ou un objectif bien précis. Dans ces cas-là, le temps gagné est précieux. N’oubliez pas que la meilleure des réunions est probablement celle qu’il n’est pas nécessaire de faire ! Du temps précieux gagné et une gestion facilitée…
